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La flexibilidad en los procesos logísticos de aprovisionamiento

septiembre 3, 2011

Es recurrente escuchar los permanentes reclamos de los gerentes y empleados de las áreas logísticas, respecto de los cambios de programación que plantean los usuarios. Estos reclamos se vuelven más fuertes aún, cuando los usuarios son clientes externos; es decir, cuando la Operación Logística es manejada por un operador externo.

Sin duda la gran cantidad de pasos que conllevan casi todos los procesos logísticos, hacen que cualquier cambio en la programación resulte en un malabarismo de transportes, documentos, información y avisos, que contribuyen en gran medida a complicar por demás la cotidianeidad de sus administradores.

No son pocos los esfuerzos que se hacen en pos de unificar reglas de programación, buscar fijación de pautas que impidan cambios de programa dentro de plazos establecidos y redacción de acuerdos escritos; acciones que en definitiva terminan en incumplimientos que devuelven la operación a su crisis inicial.

La pregunta es, entonces: ¿tiene este problema, solución?

Quizás la solución de este problema subyace en su definición. ¿Es realmente un problema? ¿O será que los procesos productivos que son abastecidos logísticamente requieren en la actualidad mayor flexibilidad?

En definitiva, el origen de los cambios de programación: ¿se debe a la impericia de los programadores de los procesos productivos o a un mayor dinamismo que tienen los negocios en la actualidad?

Quizás sea una buena gimnasia parala Optimizaciónde los Procesos Logísticos optar por esta última alternativa y plantear el cambio de programación como un Requerimiento de Flexibilidad del Proceso Productivo al cual abastecen.

En este sentido podría funcionar revisar dichos procesos a la luz de algunas preguntas:

– ¿Contemplan nuestros procedimientos logísticos la posibilidad de cambiar el programa?

– ¿En qué plazos?

– ¿Y qué sucede con nuestros sistemas informáticos?

– ¿Nuestra estructura organizacional del área logística, prevé la posibilidad de responder a estos cambios?

– ¿La política de abastecimiento (frecuencia, lotes, etc.) fue evaluada a la luz de la flexibilidad requerida?

– Y, como pregunta final: ¿poseemos Indicadores de Desempeño que midan la flexibilidad?

Tal vez la combinación de plazos requeridos y cuantía del cambio podrían permitir obtener una medición de este parámetro.

Por supuesto, no es posible llevar adelante este análisis sin considerar los costos asociados. En este sentido es bastante visible o por lo menos calculable el posible costo extra por contar con un proceso logístico más flexible. No obstante, este cálculo debería compensarse con la información de los costos extra reales por las reprogramaciones actuales y sus consiguientes incumplimientos.

En definitiva, lo que proponemos es reflexionar respecto a si cuando hablamos de Logística la orientación al cliente -ya sea interno o externo-  depende sólo de la voluntad de los empleados o si, en cambio, deberíamos considerar el diseño de políticas, organización, procesos, sistemas, y circuitos documentales y de comunicación para lograr atender en tiempo y forma los requerimientos que exige la dinámica actual.

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